そねたくのThink Hack

日常生活に役立つ考え方と哲学に特化したニッチなさっちなブログ

会議は必ず目的別に4つに分ける

f:id:sonetaku:20170908082705j:plain

会議は必ず目的別に4つに分ける
実は、同じ会議といっても内容は大きく4つに分かれます。会議はしっかりと分けないと無駄な時間を過ごすことになります。ダラダラと長くただ参加するだけの会議が行われてしまうのは、目的が欠如しているからです。参加者全員が、目的を理解できるように主催者は、会議を開く前に会議の目的を参加者に伝えましょう。
 
そのためにまず、何のための会議かをカテゴライズしましょう。
 
4つの会議
 
1 ブレスト 
2 問題解決
3 計画戦略
4 情報共有
 
叱咤激励は会議ではありません。会議は、この4つに分類されます。たとえば、月初会議や数値報告や進捗の確認は4つ目の情報共有にあたります。根性論やコミュニケーションといったことは、おまけです。はっきりいえば、それらは会議には不要です。チームを取り仕切るリーダーはこの点を間違えずに。月初会議など定例会の目的は情報の共有です。目的を履き違えず。
 
それぞれの会議の具体的な目的とは?

f:id:sonetaku:20170908082627j:plain

早速、順に見ていきましょう。
1つ目のブレストは、新しいプロジェクトを始める時といった初期段階で行う会議です。目的は、3つです。
課題を発見すること。テーマを深掘りすること。そして、多角的な視点で考えること。といった3つです。この目的のためであれば、案件で煮詰まった時などもブレスト会議は有効です。
 
次に、2つ目の問題解決のための会議は、ブレストなどを通じて課題を発見したことに対して、どうやって解決するかというアウトプットを決める会議です。目的は、その名の通り、解決策を導くことです。企業にとってこの解決策が競合他社との差別化になり、利益を獲得するための幹になります。
 
3つ目の計画戦略会議は、解決策を実現するための計画と戦略を立てる会議です。方向性を決めて走りながら修正していくやり方もありますが、この会議の基本的な目的は、具体的な日々の行動ベースまで落とし込んで実行可能な計画を立てることです。
 
必要な人に必要な情報を、そして、時間を守る。

f:id:sonetaku:20170908082759j:plain

最後の4つ目は先ほど少し触れましたが、情報を共有するための会議です。必要な情報を必要な人に伝えることが目的です。定例会は無駄ではありません。定例会を行う理由は月の目標や会社の今後の課題、各々に課せられた課題の成功や失敗を共有するためです。
 
問題は2つあります。
その情報が全員にとって必要かという必要な人への情報共有かという点が1つと、もう1つは時間を守っているかという点です。この2つを曖昧にしていると会議=無駄だという思考停止状態をチームや会社全体に招いてしまいます。
 
解決策はあります。
 
1つ目の参加者問題は、情報を提供する前に誰がこの情報を必要かを考えることです。シンプルに確認するだけのことであればわざわざ会議を開く必要はありません。メールで必要な人に送りましょう。しかし、だからと言って、何でもかんでもメールにしてしまえばいいという単細胞になってはいけません。複雑な情報は、文章では伝わりにくい部分がある場合もあります。最小人数で会議を開いて直接伝えることで誤解を防ぎましょう。
 
2つ目の時間は全ての会議に共通することです。とにかく2時間などテキトーに時間を決めないことです。情報量に応じて何分必要かを考え、制限時間を守ることを社内のルールにしましょう。時間は誰にとっても貴重なものです。
 
特に、情報共有の会議はいかに時間を割かずにスムーズに必要な相手に情報を頭に入れてもらえるか理解してもらえるかが重要です。会議を開く前に、時間と参加者に無駄がないかを見直しましょう。
 
無駄な会議をやっている企業は社員のモチベを下げている

f:id:sonetaku:20170908082930j:plain

会議は会社のチーム力を上げる最高の武器です。しかし、ダラダラと長引く会議は社員のモチベーションを低下させるだけです。まず、会議をしっかりとカテゴライズしましょう。そして、必要な参加者だけに絞り、制限時間を設けてそれを守りましょう。そのためには会社を取り巻く状況によって優先順位を考えたり、リーダーこそが会議を開く前に前もって準備をする必要があります。また、緊急事態でない限り、その場その場の思いつきで会議を開くのはやめましょう。煮詰まってしまった時のブレストなら少しは価値がありますが、思いつきの会議ほど無駄なものはありません。会議をやるならやるで社内であっても必ずアポを取ることをお忘れなく。
 
そんなんで、よろV(^_^)V